| Feld | Beschreibung | ||||
| Speichert die Eingaben ohne das Fenster zu schließen | |||||
| Speichert die Eingaben und schließt das Fenster | |||||
| Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern | |||||
| Öffnet das Rechnungs-PDF (mit Dropdown zur Erstellung von X-Rechnung sowie ggf. Mahnungen) | ||||
| nur Lieferscheine: Ermöglicht es, einen Lieferschein rückzubuchen und stattdessen eine Rechnung zu erstellen (bei Kommisionsware!). | |||||
| Wechselt zur Buchungs-Übersicht | |||||
| Zeigt alle Änderungen im Datensatz | |||||
| Register "Hauptdaten" | |||||
| Buchungsdatum | Datum der Buchung | ||||
| Zweck | interne Beschreibung, bei eingelesenen Kontoauszügen der Verwendungszweck auf dem Kontoauszug. Bei SEPA-Transaktionen (Lastschriften,Überweisungen) kann dies ein Teil des übergebenen Verwendungszwecks sein (Administration/Optionen/Kasse/SEPA-Einstellungen/Verwenungszweck) und darin per {#zweck#} übergeben werden. | ||||
| Betrag | Buchungsbetrag (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren) | ||||
| MwSt | MwSt, auch Eingabe in % möglich: "19%" (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren) | ||||
| Empfänger | zugeordneter Empfänger (optional). Dieses Mitglied / externer Kontakt sieht diese Buchung dann unter "Meine Rechnungen" | ||||
| Kostenstelle | Zugeordnete Kostenstelle (ggf. "neu" wählen und eine neue Kostenstelle eingeben. Diese Kostenstelle ist dann zukünftig standardmäßig vorhanden.) - falls unter den Optionen aktiviert | ||||
| Art der Buchung | Der Ursprung der Buchung: allgemeiner Beleg, Beitrag, Veranstaltung, Shop, Plazubuchung | ||||
| Belegnummer | Die Belegnummer, die Sie manuell Ihrem Beleg gegeben haben | ||||
| Typ | - "Rechnung" (eine Rechnung mit negativen Wert wird automatisch als "Rechnungskorrektur" betitelt) - "Rechnungskorrektur" wird immer als Rechnungskorrektur angezeigt, unabhngig vom Vorzeichen des Betrags - "Gutschrift" (umsatzsteuerrechtliche Gutschrift, d.h. der Empfänger einer Leistung rechnet diese ab) - "Spende" (Spendenformular wird verwendet) - "Lieferschein" bei Kasse/Lieferscheine anzeigen. Wird bei Shop-Menuell-Ausbuchen und bei Lagerort-Umbuchungen/Zugängen/Abgängen erzeugt. | ||||
| Register "Bezahldetails" | |||||
| Bezahlart | per Beleg, per Bankeinzug, per Überweisung, ggf. per Zahlungsdienstleister, in bar | ||||
| Läd die Daten des zugeordneten Mitglieds neu (z.B. sinnvoll nach Änderungen im Mitglied, nach Wechsel des Mitglieds oder nach Wechsel der Bezahlart) | |||||
| Detailfelder... | Alle Details zum Mitglied. Bei internen Teilnehmern wurde der Name und ggf. (bei Bankeinzug) die Kontodaten übernommen. Diese können rechnungsindividuell hier angepasst werden. Bei externen Empfängern müssen die Daten hier ausgefüllt werden. Das |-Zeichen dient als Zeilenumbruch (c/o-Felder und Land-Feld wird derart befüllt). Beim Füllen einer deutschen IBAN werden die BIC und die Bank automatisch ermittelt. | ||||
| Register "Buchführungskonten" | |||||
| Konten | Zugeordnete Konten aus dem hinterlegten Kontorahmen. 1. Spalte: Buchführungskonto 2. Spalte: Betrag (wenn Sie den Betrag entfernen, wird beim Speichern die ganze Zeile entfernt) 3. Spalte: Zugeordnetes Bankkonto -oder- Debitor/Kreditor: Ein eindeutiger Kennzeichner, welcher das Kundenkonto beschreibt. Auf diesen Kennzeichner werden dann sowohl die Rechnungen/Belege als auch Kontobuchungen gebucht. Unter dem Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" können Sie dann sehen, welche Kundenkonten (bezüglich gebuchter Forderungen/Verbindlichkeiten) nicht ausgeglichen sind. Bei Bankkonten-Buchungen sind die Daten nicht änderbar. Bei zugeordneten Forderungen/Verbindlichkeiten ist der Betrag nicht änderbar, das Konto ist nur durch ein anderes Forderungs-/Verbindlichkeitskonto ersetzbar. | ||||
| Konten nach Betrag/MwSt-Änderung auf Hauptseite automatisch ausgleichen | legt fest, dass die eingegebenen Werte automatisch ausgeglichen werden. Dieser Haken ist nur bei Betragsänderungen und unüblichen Buchungsvorgängen zu entfernen, wo keine Anpassungen erfolgen sollen. | ||||
| Ergänzt eine weitere Zeile zur Erfassung eines weiteren Buchführungskontos | |||||
| Zuordnung öffnen: Öffnet die zugeordnete Buchung. | |||||
| Zuordnung löschen: Entfernt die Zuordnung. | |||||
| Register "nur Rechnungen" (Einige Felder sind nur bei einer eingetragenen Rechnungsnummer sichtbar!) | |||||
| Rechnungsnummer | eindeutige Rechnungsnummer. Über den Link nach "nächste reguläre Rechnungsnummer" können Sie in das Feld eine eindeutige neue Rechnungsnummer einsetzen. | ||||
| Leistungsdatum | Leistungsdatum (optional) | ||||
| Fälligkeits-Datum | Datum, an dem die Rechnung bezahlt werden muss. Falls das Feld leer ist, dann gilt die Standardeinstellung (30 Tage oder wie unter Optionen eingestellt). Bei SEPA-Bankeinzügen werden nur Buchungen vorgeschlagen, deren Fälligkeit erreicht ist. In der Liste der offenen Rechnungen werden Rechnungen mit erreichte Fälligkeiten rot markiert. | ||||
| Status | Status der Rechnung (unverschickt, offen, in Bezahlung, bezahlt, Verzicht erklärt) | ||||
| Bezahlt | Bezahlter Betrag (Teilzahlungen möglich) | ||||
| Bezahltdatum | Hier trägt das System das Bezahltdatum ein. Wenn hier ein Datum eingetragen ist und die Umsatzsteuer auf Ist-Versteuerung eingestellt ist (standardmäßig nicht der Fall!), dann ist dieses Datum die Basis für die Umsatzsteuerberechnung sowie für die GuV. | ||||
| Mahnstufe | Aktuelle Mahnstufe (keine, 1./2./3. Mahnung). Wird beim Auslösen der Mahnung automatisch hochgesetzt. | ||||
| letztes Mahnungdatum | Datum der letzten Mahnung | ||||
| Vereinskonto bei Überweisung | (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!) Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten. | ||||
| Rechnungspositionen | Legt fest, ob die Rechnungspositionen im PDF als netto oder brutto dargestellt werden. Bei keiner Auswahl wird die Rechnung anhand der eingestellten Standard-Option (Administration/Optionen/Kasse/Rechnungspositionen) dargestellt. | ||||
| Neue Position hinzufügen, blenden die Felder (Anzahl, Text kurz, Text lang, ...) ein. Bei Eingabe von "Text kurz" werden automatisch Angebotspositionen / Shop-Artikel / Mitgliedsbeiträge gesucht und vorgeschlagen. | |||||
| Bearbeitet die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist) | |||||
| Löscht die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist) | |||||
| Register "Sonstiges" | |||||
| Anmerkungen | beliebige Anmerkungen | ||||
| Dateien | Der Rechnung zugeordnete Dateien (z.B. Scans von Eingangsrechnungen, Belegen, ...) Diese sind von festgeschriebenen Buchungen nicht mehr änderbar/löschbar; neue Dateien können hinzugefügt werden. Sie können auch auf Dokumente aus der Datenablage verweisen. | ||||
| Nutzungsdauer in Jahren | Wert für die Abschreibung (siehe "Übersichten: Abschreibungen", Buchung erscheint nach Eintrag in der Abschreibungsliste) | ||||
| Ware verschickt am | Legt das Datum fest, an dem Online-Shop-Ware verschickt wurde | ||||
| Spendenbescheinigung erstellt am | Legt das Datum fest, an dem die Spendenquittung erstellt bzw. verschickt wurde | ||||
| Spendenart | Legt die Art der Spende fest. Die Konsequenz dieser Einstellung ist a) die Auswahl der Spendenquittung (Geld- oder Sachspende) und b) das passend per Kreuz markierte Kästchen auf der PDF-Spendenquittung. Der Standardfall ist "Geldzuwendungen / Mitgliedsbeitrag". | ||||
| Extrafelder... | Hier können Sie die Buchungs-Extrafelder bearbeiten (Anzulegen unter "Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder für jeden Buchungs-Datensatz") | ||||